Por lo tanto es posible que el impreso para la lista maestra de registros siga en revisión 0 y se hayan hecho cambios en el contenido al introducir nuevos registros en la lista. Si es así te pongo sólo un ejemplo para los RRHH: CV, Perfil del puesto, Ficha de empleado, plan de formación, acta de formación y certificado de formación externo.saludos,Ignacio. uso la iso 10013? buenas tardes alejandro, claro que es necesario la norma te pide que tengas evidencia.Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguientesea apropiado:a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (porejemplo, papel, electrónico);c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.7.5.3 Control de la información documentada7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por estaNorma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuadoo pérdida de integridad).7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientesactividades, según corresponda:a) distribución, acceso, recuperación y uso;b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);d) conservación y disposición.La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesariapara la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según seaapropiado, y controlar.La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contramodificaciones no intencionadas.NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la informacióndocumentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.espero te sirva. En la actualidad, la mayoría de las empresas manejan un gran volumen de datos que almacenan en sus computadoras y dispositivos. Sistemas de registro y clasificación de documentos Los documentos entran y salen del archivo a través de un registro en el que se anotan todos los que han sido archivados. Planificación de un archivo de gestión de la documentación. A cada uno de sus grupos se le asigna un número del 0 al 9. hola,pueden estar guardados en distintos sitios y con distintos métodos de archivo, siempre que quede definido en algún sitio.No entiendo a qué te refieres con darle nomenclatura los albaranes, ¿a un código? Buenas tardes,Con respecto al control de documentos una duda, estoy trabajando en una empresa como lider de gestion de calidad, pero,La mayoria de registros que se llevan estan en excel, por la naturaleza de su informacion algunos formatos se alimenta diarimente y se hacen muchos calculos y alimentacion de datos entre varios libros de excel, por lo que lo hace dificil pasar esta informacion a otro medio, pero por estar en excel la persona responsable de llevar esta informacion puede modificar la informacion que ya se diligencio, aunque el libro esta protegido para modificacion de otras personas.Como puedo controlar la informacion aunque se puede modificar?Gracias. ¿Estás preparado para empezar a clasificar tus documentos? Hola Ignacio, tengo un problema en cuanto al código de los registros. 2. Hola, supongo que se refiere al método de almacenamiento, en formato electrónico o en una carpeta en papel.saludos,Ignacio. Personalmente no he utilizado este control de versiones y no puedo puede comentarte ningún detalle en concreto.Desde mi punto de vista el mejor control de versiones es el más sencillo, y eso empieza por tener un sistema estable que requiera pocos cambios. se lo agradecería y que pena por molestarlo, Buenos días:no entiendo tu pregunta, ¿te refieres a 5 registros para cada uno de los procesos que nombras? El procedimiento de control de registros con el que cuento me indica lo siguiente: "Los registros que serán destruidos por el responsable del área deberán mantener la confidencialidad por medio de los siguientes métodos de disposición" pero ya no me menciona cuales son esos métodos de disposición. 1.- Objeto y Ámbito de aplicación En este documento se definen los distintos significados que tiene para la empresa el términoIndicencia , así como el modo de gestionarla (detección, registro, elección de la corrección, etc). Mantenimiento del archivo informático. Para definir la memoria de sostenibilidad, vamos a echar mano de la guía Global Reporting Initiative (GRI),... ¿Cuál es tu forma habitual de procesar facturas? 7 sistemas habituales de ordenación y clasificación de documentos. : 28823, Coslada, Madrid, Controla el gasto de la gestión de la información, Del papel al ordenador... nos encargamos de todo, Almacena y recupera documentos de forma instantánea, Automatiza flujos y procesos documentales, Transforma y distribuye documentos de forma sencilla, Clasificación AENOR para sistemas de clasificación de documentos, Qué es una memoria de sostenibilidad y cómo hacerla, Cómo digitalizar correctamente las facturas de tu empresa en 10 claves (2020), Cómo hacer un mapa de procesos de una empresa: ejemplos prácticos. seria tan amable de ayudarme con algo sencillo tengo que hacer un listado de maestro de documentos que debe contener 5 tipos de documentos diferentes asociados a los sguites procesos: servicio al cliente, almacén, recursos humanos, mantenimiento, y compras. 3. Si un auditor ve las tablas en excel que comentas y en la lista de registros no son citadas lo normal es que tengas una no conformidad, siempre que el auditor quiera, claro está.En los proyectos de software lo normal es que estos registros auxileares tengan los resultados de las pruebas de revisión, verificación o validación, puedes incluir en la lista de registros un registro genérico que se llame, por ejemplo, "Datos y resultados del diseño" y que cubra todos los posibles registros que puedan generarse. En este sistema los documentos se dividen en 10 grupos. Facilita el proceso de realización de auditorías, Establece las bases para la protección de la información, Consigue obtener el orden en el archivo de la información, Solicite su presupuesto de consultoría ISO 9001 - ISO 14001, Consultoría ISO 9001:2015. Ve el perfil completo en LinkedIn y descubre los contactos y empleos de David en empresas similares. Hola, quería saber si los certificados de participación de capacitaciones de cada uno de los miembros de un departamento se deben incluir y codificar en un sistema de gestión? gracias, hola, Angi,utilizar la norma ISO 10013 te puede ayudar. Son registros si los consideras como tales. GUIA PARA LA ELABORACIÒN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Código: ES-MC-GU01 Página: 2 de 8 4. Sistemas de registro y clasificación de documentos. También pueden existir criterios definidos por la legislación de protección de datos personales.2. 6.3. Hola, quería haceros una pregunta, actualmente utilizamos Google Drive como gestor documental, y hemos descubierto la funcionalidad de las versiones y demás, ¿sería posible utilizar el control de versiones de los documentos de Google y para certificarnos en ISO y de esta forma eliminar las tipicas carpetas de old y copiar que pululan por todo el repositorio? Tengo un cliente que me hizo la observación que debería ser cada año aunque no tenga cambios el procedimiento; indicar revisión sin cambios. Sistemas de registro y clasificación de documentos la clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios, que dan lugar a diferentes sistemas: alfabético, numérico, alfanumérico, temático, geográfico, cronológico y otros. Puedes hacer lo que quieras, lo normal, y si tienes volumen suficiente, es que los documentos en papel los entregues a una empresa especializada en destrucción confidencial. O pueden estar cada uno de ellos en el departamento correspondiente siguiendo cada uno de ellos diferentes nomenclaturas (por ejemplo: unos guardados por fecha...)? Sistemas de registro y clasificación de documentos la clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios, que dan lugar a diferentes sistemas: alfabético, numérico, alfanumérico, temático, geográfico, cronológico y otros. Amplía tus posibilidades con este CURSO GRATUITO UF0347 Sistemas de Archivo y Clasificación de Documentos (Online), donde logrará analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de . Información para obtener el certificado ISO 9001 de gestión de la calidad y el certificado ISO 14001 de gestión ambiental. Clasificación «Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original». Buenos días, por ejemplo tener los registros en un armario con llave, se puede tener el tiempo como permanente.saludos,Ignacio. Aquellos que solamente se pueden percibir por la vista, en los dispositivos móviles; siendo posible que los mismos pasen al formato físico. SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS - Infogram Si tengo registros originales en fisico, pero es molestoso tener archivado tanto documento, puedo escanear todo y mantenerlo en electronico?? Buenas tardes,¿Cual es la diferencia entre un documento controlado y un documento no controlado? o una propuesta de mejoras al sistema de gestion de calidad actual haciendo gran enfasis en el control de documentos???? Mi pregunta es: Que debo hacer para iniciar este proceso, tendría que iniciar con un diagnostico? En definitiva, clasificar los documentos permite: Hay que tener en cuenta, que la ordenación de documentos es un proceso posterior a la clasificación, lo cual nos permite: tener acceso a los datos, localizarlos rápidamente y facilitar su comprensión. Hola.Tengo una duda.¿Puedo se mi propio cliente?¿Es decir una área de mi empresa, puede sub contratar a otra?¿Podría generarse un trabajo no conforme?Gracias, saludos. Si tu decisión y la del auditor no coinciden tardarías 5 minutos en arreglarlo. Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. Si se especifica que nomenclatura siguen cada uno de ellos y su lugar de archivo, podría dejarlos cada uno de ellos en su departamento verdad?Por otro lado... si como registro incluyo por ejemplo albaranes, tengo que darles una nomenclatura o con tenerlos guardados en una carpeta ya está bien? SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (UF0347) por DGF Formación 1. Buenas tardes Nacho.. he encontrado este sitio y me parece de mucha utilidad y por eso deseo hacerte la siguiente consulta:Tengo un procedimiento que necesita dejar evidencia de cómo fue enviada carga dentro de un contenedor, entonces de ahí mis 3 consultas:1. Tipos 1.4. Cómo les genero un código? 7 sistemas habituales de ordenación y clasificación de documentos. 1. Estimado Ignacio Existe algún requisito sobre la frecuencia de revisión de los documentos del sistema. Si eres auditor lo normal es que alguna vez hayas estado al otro lado de la mesa, por lo tanto tienes que pensar que algún documento está modificado o que alguna fecha no es la correcta.¿De qué actividad y de qué registros estamos hablando? La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Muchas gracias, Hola, no entiendo bien porque primero hablan de evidencias que debes realizar si fueras auditor y luego de documentos que debes exigir.Si eres auditor externo o de certificación y vas a auditar el apartado de auditorías internas lo normal es que solicites un plan de auditorías, un informe de auditoría y las evidencias de la cualificación del auditor. Esta información financiera es fructífera para la iniciativa privada como para el gobierno, los bancos, los administradores y los . 6. El problema en el que estoy es que dado que la mayoría de documentos son mensajes de correo electrónico en Outlook (solicitudes de reserva de espacios para eventos, solicitudes de servicios de proveedores), ... Cómo debo archivarlos para que sea de una manera práctica y fácil de hacer búsquedas en el momento en que se realicen las auditorías?Agradezco su orientación,Saludos, Nidia, hola,puedes pasar los correos a una carpeta aparte del explorador de windows, una carpeta para cada evento y luego clasificarlos por fechas los e-mails.saludos,Ignacio, Buen día, tengo una duda sobre el manejo de la lista maestra para el control de registros, ¿ Se maneja solo como formato o cómo documento controlado ? clasificaciÓn y caracterÍsticas de los documentos administrativos emitidos por la Buenos días,Cuando se distribuye un documento, el manual de calidad por ejemplo, será copia controlada cuando es obligatorio que el receptor del documento disponga siempre de la versión actualizada del mismo, es decir, que ante cualquier cambio tenemos que ir a retirar la copia obsoleta y entregar la nueva versión. Los registros son el soporte de actividades realizadas, aconsejo, y algunos exigen, guardar estas evidencias al menos tres años desde su realización.saludos,Ignacio, hola buen día en la empresa en la que estoy actualmente están realizando la implementacion del sistema de calidad tienen varios formatos como remisiones, facturas y reportes de servicio técnico con su respectivo consecutivo pero no se encuentran en ningún procedimiento ni instructivo como debo anexarlas o como se deben manejar ya que son documentos que se manejan diario y se entregan como soporte al cliente .Graciasyeny, Buenos días:lo normal es que los registros de la calidad deban aparecer en algún procedimiento o proceso definido ya que los registros sirven para evidenciar la realización de tareas definidas.Los pasos son: definir el proceso, definir cada etapa del proceso, después ver qué registros evidencian estas etapas y, finalmente, definir el control de estos registros.Para el control de los registros tendrás que actuar según lo definido en tu procedimiento, sin conocerlo no puedo darte ninguna instrucción.saludos,Ignacio.
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